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Nuevo Servicio automático de consulta de saldos.

 

En su Recibo de Condominio Mensual, encontrará su clave para consulta de saldos vía página Web.

11/03/2008

 
 
 

Tutorial...

15. Procedimientos y Registros.              REGRESAR AL ÍNDICE

 

El administrador, el último día de cada mes elaborará la planilla de liquidación o relación de gastos y tendrá el cuidado de registrar en esa misma fecha en un libro auxiliar todos los cargos que por cuota de condominio le corresponde aportar a cada uno de los apartamentos o locales, seguidamente procederá a distribuir dichas planillas o relación de gastos a los distintos apartamentos que conforman o integran la comunidad o edificio.

Ejemplo: En un edificio de 64 apartamentos el administrador todos los últimos de cada mes una vez elaborada la relación de gastos hará 64 registros en el debe del libro auxiliar de cuotas por cobrar, de acuerdo con la distribución del porcentaje que le corresponde a cada apartamento o local.

De los Ingresos.

En los días fijados para la cobranza el administrador al cierre del mismo tendrá el cuidado de registrar en el libro auxiliar de cuotas por cobrar todos los abonos productos de las distintas cobranzas efectuadas a los propietarios.

Asimismo, todo el dinero producto de las cobranzas se depositarán intactos en la cuenta corriente del condominio y en la cuenta de ahorros del fondo de reserva a más tardar el día hábil siguiente de su fecha de recibo.

Siguiendo con el ejemplo anterior supongamos que de los 64 apartamentos solamente 60 propietarios pagan su cuota correspondiente, en este caso, el administrador hará 60 registros en el haber del libro auxiliar de cuotas por cobrar.

Seguidamente, procederá a preparar dos planillas de depósito una para la cuenta corriente del condominio y otra para la cuenta de ahorros del fondo de reserva; por la totalidad de los ingresos recaudados, después con el duplicado de éstas planillas de depósito debidamente selladas y validadas por el banco, y haciendo referencia a los recibos de cobro emitidos durante el día, el administrador, procederá a registrar en el debe del libro diario los depósitos con indicación de cada uno de los cobros efectuados a los distintos apartamentos y sus respectivos recibos.

En caso de que algún propietario efectúe su pago mediante depósito éste deberá remitirlo al administrador para ser canjeado por su respectivo recibo. Dentro de los cinco días naturales siguientes al recibo de la planilla de liquidación o relación de gastos, para que éste lo registre y pueda efectuar de manera limpia la conciliación bancaria, es decir, no exista ninguna cantidad a la que se desconozca su procedencia.

Todo cheque que se reciba en la cobranza del condominio debe colocársele de inmediato al dorso del mismo un sello húmedo que diga: “Únicamente para ser depositado en la cuenta corriente ... del conjunto residencial ....”.

¡Muy importante!El administrador no debe admitir ni recibir cheques al portador.

Los cheques de las cobranzas que sean devueltos por el banco, salvo por el endoso indebido por parte del administrador, ocasionaran cobros de comisiones por cheques devueltos. Este cargo o débito debe pagarlo el propietario emisor del cheque junto con su monto original.

De los Pagos.

Todos los pagos sin excepción que tenga que hacer el administrador deberá efectuarles mediante cheques, los cuales deben estar debidamente soportados y autorizados por dos firmas conjuntas la del administrador y el presidente del condominio o en su defecto la del administrador y el vicepresidente del mismo.

Ejemplo: Supongamos que el administrador necesite pagar el sueldo a la conserje, el consumo de agua del edificio, etc., éste procederá a elaborar los respectivos cheques teniendo el cuidado de inutilizar los documentos soportes que lo respaldan colocándoles un sello húmedo que indique: “Pagado con cheque Nº ....  de fecha  ....

Luego, terminará de conseguir las firmas de los mismos y una vez realizada toda esta operación, el administrador, procederá a registrar en el haber del libro cada uno de estos cheques conservando el orden correlativo y consecutivo de los mismos.

Nota: Al elaborarse el cheque el administrador debe tener el cuidado de colocarle en el anverso la palabra no endosable.

En caso de que el administrador tenga que anular algún cheque, éste debe mutilarlo en la parte de la firma, como medida de seguridad, y el mismo, debe registrarse en la contabilidad como cheque anulado conservando el orden correlativo a su emisión, así como, el de archivarse o conservarse en la chequera en su respectivo orden numérico.

Si la persona que retira un cheque no es su beneficiario, este deberá presentar la respectiva autorización timbrada o membreteada y consignar copia de su cédula de identidad. Dicho soporte debe engraparse al voucher correspondiente.

 

 

 

Fuente: http://www.louis-systems.net/tutorial/Tut0015.asp

 

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